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仕事が捗る神ツール(ソフトウェア編)

3月決算法人の申告準備でひーひー言ってる皆見です!
事務職の繁忙期はどうしても毎月の業務+毎年の業務となりやすいので、繁忙期と言えどいつもの業務を後回しにすることが難しいです。
その繁忙期もお客さんの業種によって違ったり、個人事業ならみんな申告の期限が一緒だったり・・・。
そういういろんな要素を踏まえて、すべてのお客さんの仕事を同時進行でうまいこと毎月・毎年やっていかないといけないです。

そこで今回も私が使っている便利ツール、前回はハードウェア編でしたが今回はソフトウェア編です!
自分もソフトウェアも日々進化してますし私自身まだまだ試行錯誤しているので、あくまで現段階での私の方法と思っていただければ!

クラウドストレージ

基本的にお客さんからいただく資料はデータでいただいています。
紛失などのリスクも減らせますし、大量のデータでも受け渡しがスムーズにできます。
現物を預かってしまうと、受け取ってからお客さん自身で何か確認したいときに困りますしね。
クラウドストレージにアップロードしてもらえれば、お互い確認したいときにすぐに確認できます。
私が使用しているクラウドストレージはこちら!

Dropbox
(こちらのリンクから新規登録すると追加容量がもらえますよ)

個人的にDropboxで便利だなと思うのが、PCのローカルと同じような使い方でいろんなファイル形式を保存できることです。
特に1番助かっているのが弥生会計のデータを保存できること!
会計ソフトでトップのシェアを占めていると思われる弥生会計。
これのデータ共有ができるのがとても大きいです。
弥生会計が出しているクラウドサービスもあるんですが、使い勝手や他のデータの共有を考えるとDropbox最強です。
フォルダ共有は、アカウントがない人にURLで共有する方法や、アカウント自体に権限付与して共有する方法があります。
ただし注意しないといけないのは、同じデータを別の人が開いているときに自分も開いてしまうと、保存した時に競合データとして二重になってしまうことです。

Googleドライブ

みんな大好きGoogleさんです。
お客さんとのデータ共有以外にも、私個人のデータはすべてGoogleドライブに入っています。
1番便利と思うのが、Google製Office機能が使えるところです。
Microsoft Officeで言うところの、
Word→ドキュメント
Excel→スプレッドシート
PowerPoint→スライド
などです。
これらのデータについては、なんと複数人が同時進行で使うことが可能です!
例えばドキュメントで作成した議事録を共有してミーティングしながら書き換えていくとか、そんな使い方ができます。
こちらもURLで共有やフォルダで共有などできて、閲覧のみ・編集可などの権限を付与することができます。

自己管理

私は人より何でもすぐ忘れたり考えがあっちこっち飛んだり、とにかく脳内の整理がとても苦手です。
視覚的に見える物の整理はむしろ得意なので、脳内の散らかっている物をどんどん可視化します。
なので自己管理は他の人より時間を使っていると思います。
多機能で自由度が高いものを自分好みにアレンジして使っているのが多いです。
なので、このカテゴリについては本当に人によると思います。
そんな私のブレイン達がこちら!

Googleカレンダー

またまたみんな大好きGoogleさんです。
私のすべてのスケジュールはここに入っています。
追加も変更もすべてここでやって、他には一切残しません。
Googleドライブのようにカレンダーの共有もできますし、共有の際の権限も選択できます。
また1アカウントで複数のカレンダーを作成することもできます。
Googleカレンダーは昔から使っていたんですが、フリーランスになってから仕事用カレンダーにプライベート用カレンダーの共有設定をしました。
会社員のときのようにはっきり仕事の時間・プライベートの時間とわかれていないので、平日日中にプライベートの用事があったり、土日祝が仕事になることもあります。
忘れててスケジュールが被ることは避けたいので、スケジュール立てる時の確認用として設定しました。
普段は非表示にしていて(ごみの日とかジムの日とか入れてるし)、確認したいときにすぐに表示に変えれるので、今のところとても便利です。

Evernote

だいぶ昔から使っているデジタルノートです。
自分の情報・お客さんの情報等、すべての情報はここに入っています。
テキストデータ以外にも、音声データや画像を添付することができます。
Googleドライブとの使い分けは、
Googleドライブ→データ保管(契約書・請求書・もらった資料・アイキャッチ画像等)
Evernote→情報管理(顧客ごとの業務内容・自分の事業内容や計画・勉強会メモ・名刺等)
というようにしています。
情報を書くスペースのノート、複数のノートをフォルダのようにまとめたノートブックがあります。
さらに1つのノートブックを複数カテゴリにまとめれるスタック、整理に便利なタグなど、様々な機能があります。

Trello

かんばん方式のタスク管理ツールです。
今まで会社で使ってたタスク管理ツールはどうも私に合わなくて苦労しました。
箇条書きタイプのタスク管理ツールもたくさんありますが、未完了と完了だけだったり私には使いにくそうでした。
やっぱり私は視覚的にわかりやすい物が使いやすいので、かんばん方式で自分の好きなようにアレンジしました。
ラベル機能や工程分けやチェックリストや添付データ等様々な情報を載せれます。
ちなみにこれも共有設定ができるので、プロジェクトメンバー全員のタスクを1箇所で管理とかもできます。

Dynalist

つい先日使い始めたばかりで既に超絶はまっている新しいブレインです!
思考アウトプットや妄想広げたり構想計画に使っています。
元々はMindMeisterというマインドマップツールを使っていましたが、こちらも今まで会社で使ってた流れで頑張って使ってみたけどどうも合わない・・・。
何か他の方法ないかなーと思ってたところ、アウトライナーという方法を発見!
マインドマップで挫折した人がアウトライナーが使いやすかったとかの話も見つけて、試しにやってみたら「これや!!」ってなりました。
アウトライナーでテンションあがって気付いたのが、脳内の散らかってるのを整理するためのアウトプットなのに、マインドマップだと元が脳内でマインドマップみたいなのが散らかってるから結局散らかったまま可視化されるってことです。
タスク管理の箇条書きはわかりにくかったですが、アウトライナーの箇条書きは私には合っていました。

ちょっと便利なツール

他にも毎日使っているわけじゃないけど、何気に便利なツールがいっぱいあります。
その中でも厳選したものを紹介。

Scannable

先程紹介しましたEvernoteの関連ツールです。
私は名刺をEvernoteに保存しているので、その名刺のスキャンにこちらを使っています。
名刺のデザインやフォントによって失敗するときもありますが、基本は綺麗に読み込んでくれますし、あとから編集も可能です。

Google Keep

もう1回来ました、みんな大好きGoogleさんです。
Evernoteがデジタルノートだとすると、こちらはデジタルポストイットのようなツールです。
私がよくやるのは、ネットで見つけた面白い記事とかをあとで読む用に一時保管する使い方です。
スマホからだと共有メニューから、PCからだとChrome拡張機能から共有できるようにしています。
どちらかというとPocketの使い方に近いですね。

Moneytree

使用している会計ソフトがこちらのAPIを使用していることもあり、ちょっとしたときに入出金確認やカード利用額確認のときに使っています。
銀行系・カード系の公式アプリでもいいんですが、こちらに連携設定をしておけば1つで全部見れるので基本はこちらで見ています。

最後に

こんな感じでデジタルツールに頼りながら仕事しています!
特に1人で使うツールは、自分が使いやすものを見つけるところからスタートかなと思います。
私も今こんな感じで使っていますが、辿り着くまでに他のツール使っているときもありましたし、今後別の物に乗り換える可能性もあると思ってます。
結構使いこなせば時短や効率化もできるので、ぜひみなさん自分に合った便利なツールを見つけてください!

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皆見 佳子
接客・販売職として7年間勤務していたが、「スキルがついて長く続けられる仕事を」と転身を決意し、事務職→会計事務所に勤務。 現在は、会計・事務・障害福祉・Webなど何でもやりたがりのフリーランス。 明るく楽しく毎日を全力で生きる!がモットー。趣味は格闘技。
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